southwestX Sales

Ein Satz, wie du ihn einem Kollegen sagen würdest: „Bei KSB Michael als Owner, Stufe auf Qualified Fit, und einen Schritt für Dienstag: Angebot nachfassen." Daraus wird ein Vorschlag — ausgeführt wird nichts, bevor du es ankreuzt.

Namen werden nachgeschlagen, nicht geraten. Gibt es zwei Firmen, auf die „KSB" passt, kommt die Frage zurück, welche gemeint ist — mit beiden zur Auswahl. Das Modell ordnet keine Namen zu; täte es das, schriebe es irgendwann still ins falsche Vorhaben.

Was fehlt, wird gefragt, nicht ergänzt. Ein Schritt ohne Termin bleibt offen, bis einer dasteht. Und jede Zeile ist einzeln ankreuzbar: von vier Vorschlägen sind manchmal drei richtig.

Was ausgeführt wird, landet mit diesem Satz in der Historie der Karteikarte. Dort steht dann nicht nur, dass sich etwas geändert hat, sondern warum.

Was heute dran ist, nicht alles Offene. Eine Liste mit vierzig Einträgen wird nicht abgearbeitet, eine mit fünf schon. Was später fällig ist, steht eingeklappt darunter.

Automatisch entstandene Aufgaben sind markiert. Passt eine nicht, lässt sie sich mit Begründung wegdrücken — das ist etwas anderes als erledigt, und im Review sieht man den Unterschied.

Verschiebungen werden gezählt. Wer sieht, dass ein Schritt dreimal geschoben wurde, weiß mehr als wer sieht, dass er offen ist.

Die Vorhaben, für die du als Owner eingetragen bist — nicht die, die in HubSpot auf dich laufen. Das sind zwei verschiedene Dinge: der HubSpot-Owner sagt, wem die Firma dort gehört, der Owner hier sagt, wer dieses Geschäft betreibt.

Wer hier nichts findet, ist für nichts eingetragen — auch dann, wenn in HubSpot Firmen auf ihn laufen. Eintragen lässt sich das in der Karteikarte unter „Menschen“.

Welche Karte ausgefüllt wird. Bestehende Bewertungen bleiben, wie sie sind — jede hängt an ihrer Fassung und behält deren Skala. Umgeschaltet wird nur, wonach ab jetzt neu bewertet wird.

Punktzahlen zweier Fassungen sind nicht vergleichbar. Sie haben andere Kriterien, andere Gewichte und ein anderes Maximum. Der Verlauf in der Auswertung mischt sie, solange beide vorkommen.

Die SWX Bewertungs-Score-Card stammt aus der Vertriebsstrategie RLP v2: fünfzehn Kriterien in den Blöcken Zugang, Strategie und Vertrauen, 43 Gewichtspunkte, höchstens 430 Punkte. Die Prospect Analysis ist die ursprüngliche Vorlage aus dem Anlagenbau.

Jede Regel stammt aus der Vertriebsstrategie und erzeugt Aufgaben beim nächtlichen Abgleich. Je Regel und Vorhaben höchstens eine offene Aufgabe — sonst stapeln sich wöchentlich neue neben den alten.

Der Adressat ist der Owner. Ein Mitwirkender mit der Rolle „Owner" geht vor, sonst der HubSpot-Owner — sofern dessen Konto in der Mannschaft verknüpft ist. Ohne Verknüpfung fände die Aufgabe niemanden.

Schaltet eine Regel ein, läuft sie sofort und meldet, wie viele Aufgaben dabei entstanden sind. Eine nach der anderen einschalten — so merkt man rechtzeitig, ob eine davon Lärm produziert. Die Spalte „überfällig" ist dafür der Gradmesser.

Die Vorschläge, die beim Eintragen eines Beteiligten erscheinen. Das Feld bleibt Freitext — die informellen Rollen sind der Punkt der ganzen Übung, und die kennt vorher niemand. Was neu eingetippt wird, wandert von selbst in diese Liste und ist ab dann ein Vorschlag.

Benutzte Rollen lassen sich nicht entfernen. Das hieße, die Beteiligten stillschweigend umzuwidmen oder sie mit einer Bezeichnung stehen zu lassen, die es nicht mehr gibt. Umbenennen geht — die Einträge ziehen mit.

Die Reihenfolge ist die der Aufmerksamkeit, nicht des Alphabets: sie bestimmt, wie die Beteiligten sortiert werden.

Die Schwellen des Bewertungsrasters und was aus einer Klasse folgt. Volumen und Gewinnwahrscheinlichkeit ersetzen die beiden Handfelder, aus denen die Pipeline im Vorfeld bisher gerechnet wurde.

Bewusst vorsichtig angesetzt: das ist der Zustand vor dem ersten Kontakt, und eine optimistische Vorfeldrechnung bläht die Pipeline genau dort auf, wo noch nichts passiert ist.

Sobald ein Deal in HubSpot existiert, gilt dessen echter Betrag. Eine Änderung hier zieht alle Vorhaben nach, bei denen niemand von Hand eingegriffen hat.

Wie lange ein Vorhaben in einer Stufe stehen darf, bevor die Regel „Zu lange in der Stufe“ eine Aufgabe erzeugt. Die Zahlen stammen aus der Vertriebsplanung: sechs Wochen bis First Touch, vier bis Discovery, acht bis zum Workshop, zwei fürs Angebot. Zusammen rund sechs Monate.

Im Vorfeld beginnt die Uhr mit der Owner-Zuordnung, nicht mit dem Anlegen. Ein Lead ohne Owner darf liegen, bis das Gruppenmeeting ihn verteilt — vorher wäre jede Frist eine Mahnung an niemanden.

Nicht die Frist ist der Zweck, sondern dass etwas passiert, bevor sie abläuft. Wer nicht weiterkommt, parkt das Vorhaben — das ist kein Versäumnis, sondern eine Entscheidung.

Mehrere Vorhaben an einer Firma sind erlaubt und oft richtig — Boehringer Pharma und Vetmedica sind zwei Geschäfte, ZF Wörth und Wörth/Germersheim zwei Standorte. Andere sind Importartefakte: dieselbe Firma unter zwei Namen, oder ein Vorhaben, das an der falschen Firma hängt.

Die Zahlen sagen, was am jeweiligen Vorhaben hängt. Wo überall Nullen stehen, kostet das Zusammenführen nichts — später hängen dort Bewertungen, Rollen und Schritte.

Zusammenführen ist nicht umkehrbar. Ein Vorhaben mit Deal überlebt immer; an ihm hängt die HubSpot-Bindung. Wer nur eines loswerden will, löscht es in der Karteikarte — das landet im Papierkorb.

Gleicher Name oder gleiche Domain. Zusammenführen gehört nach HubSpot — Firmen gehören dort, und es hier zu tun hieße, gegen das System of Record zu arbeiten. HubSpot hat dafür ein eigenes Werkzeug.

Gleiche Domain bringt Fehlalarme: DFKI Berlin, Kaiserslautern und Saarbrücken teilen sich dfki.de und sind drei echte Standorte. Deshalb steht dabei, worauf der Verdacht beruht.

Oben stehen die mit Vorhaben — dort arbeitet jemand, dort tut es weh.

Ein Lead, den jemand selbst angelegt hat, und dieselbe Firma steht längst in HubSpot. Zwei Karteikarten für ein Unternehmen — die eine mit der Bewertung, die andere mit dem Deal.

Das lässt sich hier auflösen, anders als bei zwei HubSpot-Firmen: die Firma, die HubSpot kennt, überlebt, und was bei uns daran hing — Bewertung, Schritte, Notizen, Historie — wandert mit. Steht drüben noch kein Vorhaben, zieht dieses einfach um.

Der Verdacht beruht auf Name oder Domain und kann danebenliegen: „KSB Pumpen“ und „KSB SE“ sind dasselbe Haus, „Müller GmbH“ und „Müller AG“ vielleicht nicht. Deshalb steht dabei, worauf er beruht, und es passiert erst auf Nachfrage.

Automatische Aufgaben gehen an den ausdrücklich eingetragenen Owner, sonst an den HubSpot-Owner, sofern sein Konto verknüpft ist. Gibt es beides nicht, erreichte die Aufgabe bisher niemanden — und war damit so gut wie nicht da.

Die Vertretung fängt genau diese auf. Sie macht aus „ohne Owner“ keinen Owner: die Ampel bleibt rot oder gelb, und in der Teamansicht zählt niemand fälschlich als zuständig. Sie sorgt nur dafür, dass die Lücke jemandem auffällt.

Woher ein Lead kam — „IHK“, „Pharma-Cluster“, „Messe Hannover“. Mehrere je Vorhaben; eine Kategorie hätte zu einer Wahrheit gezwungen.

Freitext bleibt möglich: was jemand neu tippt, ist ab dann ein Vorschlag. Ohne die Liste entstünden „IHK“ und „I.H.K.“ nebeneinander, und danach fände der Filter nur noch die Hälfte.

Umbenennen zieht alle Zuordnungen mit. Löschen geht nur, solange niemand den Tag benutzt.

Gelöschte Vorhaben. Gelöscht heißt hier wirklich gelöscht — die Zeile ist aus der Bearbeitung heraus, sie zählt in keiner Summe und in keinem Diagramm mehr mit. Ein bloßes Kennzeichen wäre gefährlicher gewesen: die Tabelle wird an über vierzig Stellen abgefragt, und ein vergessener Filter hätte das Vorhaben stillschweigend weitergezählt.

Verloren ist trotzdem nichts. Das Vorhaben und alles, was daran hing — Scorecard, Beteiligte, Mitwirkende, Ansprachen, Verlauf — liegt hier vollständig und lässt sich wörtlich zurückholen, mit denselben Kennungen.

HubSpot ist nicht betroffen. Ein Vorhaben ist unsere Buchführung; das Unternehmen steht in HubSpot und bleibt dort. Wer die Firma loswerden will, tut das dort.

Zurückholen darf ein Admin. Löschen darf, wer auch die Scorecard ausfüllen darf: der Owner und Admins.

Wer sich über Authentik angemeldet hat, steht hier von selbst. Eine Person lässt sich aber auch vorher eintragen — dann kann sie sofort als Mitwirkende, als Empfängerin einer Arbeitsliste oder im Buying Center zugeordnet werden, ohne sich je angemeldet zu haben.

Meldet sie sich später an, übernimmt Authentik ihre Zeile, samt allem, was daran hängt. Erkannt wird sie an der E-Mail-Adresse — ohne die entstünde ein zweites Konto neben ihrer Geschichte.

Der HubSpot-Owner verbindet das Konto mit der Person, auf die in HubSpot die Unternehmen laufen. Ohne diese Verknüpfung vergleicht die Teamansicht Namen als Zeichenketten — und „Dr. A. Muster“ ist dann ein anderer Mensch als „Anna Muster“.

Stilllegen statt löschen. Wer geht, verschwindet aus den Auswahllisten, bleibt aber in allem stehen, was er getan hat. Löschen würde Bewertungen und Ansprachen ihrer Urheber berauben.

Diktat schaltet das Mikrofon bei den Gesprächsnotizen frei — einzeln je Person oder pauschal für alle. Der Ton geht an unseren eigenen Transkriptionsdienst auf demselben Server; er behält nichts. Aus ist der Normalzustand: ein Mikrofon soll finden, wer damit rechnet.

Überall, wo eine Person eingetragen wird, gibt es zwei Wege: ein Konto oder ein freier Name. Der freie Name war nötig, solange man niemanden anlegen konnte — und er streut: Anna, Anna Muster und A. Muster sind für die Datenbank drei Menschen, und die Teamansicht zählt sie dreimal.

Hier steht, was so eingetippt wurde. Einem Konto zugeschlagen, wandern alle Einträge dieses Namens mit — in Mitwirkungen, Ansprachen, Arbeitslisten und im Buying Center.

Dreimal am Tag — morgens, nach dem Mittag, vor dem Feierabend — liest ein Modell alle offenen Meldungen samt ihrer Antworten und schlägt eine Reihenfolge vor: was zusammengehört, was wehtut, was wenig kostet.

Es ändert nichts. Kein Status, keine Dringlichkeit, keine Antwort. Eine Meldung zu schließen heißt zu sagen „das ist erledigt“, und dafür muss ein Mensch hingesehen haben. Der Vorschlag steht daneben, nicht darüber.

Alte Vorschläge bleiben stehen. Wenn derselbe Punkt drei Läufe lang oben steht und nichts passiert, ist das selbst eine Aussage. Einschalten in Einstellungen → FEEDBACK_SICHTUNG.

Was über den Feedback-Knopf oben rechts hereinkommt. Drei Fragen — was nicht stimmt, was erwartet wurde, was gewünscht ist — und der Kontext, den die Anwendung von selbst mitschickt: Ansicht, Vorhaben, Fenstergröße, Browser und die letzte abgelehnte Antwort des Servers. Der Screenshot zeigt das Symptom, der Kontext die Spur.

Erledigtes und Abgelehntes wandert ins Archiv. Es bleibt nachlesbar, steht aber nicht mehr im Weg — eine Liste, in der Abgeschlossenes mitläuft, wird mit jeder Woche unbrauchbarer. Das Bild wird sechzig Tage nach dem Schließen geleert: ein Screenshot dieser Anwendung trägt Namen, Nummern und Deal-Volumina und liegt außerhalb der Löschwege, die es dafür sonst gibt.

Die Dringlichkeit setzt der Melder, du kannst sie korrigieren. Voreingestellt ist „Wenn Zeit ist“ — wäre die Voreinstellung weiter oben, stünde nach zwei Wochen alles oben und die Angabe sagte nichts mehr. Zurückziehen darf jeder seine eigene Meldung.